Нередко во время служебных командировок или в других ситуациях, когда работнику нужно срочно позвонить, но на лицевом счете абонента закончились денежные средства, приходится оплачивать услуги сотовой связи посредством приобретения карт экспресс-оплаты. Есть организации, которые для звонков в другие города и страны используют телефонные карты различных операторов связи.
Примечание. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Минфин России в Письме от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348 указал, что при оплате услуг междугородной и международной связи с помощью телефонных карт расходы на покупку данных карт можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное, чтобы организация смогла подтвердить направленность расходов на получение дохода, а величина таких расходов была экономически оправданна.
В аналогичном порядке в налоговом учете отражаются расходы на приобретение карт экспресс-оплаты, но лишь при условии, что в силу локальных нормативных документов или должностных обязанностей работнику, оплатившему услуги сотовой связи с помощью карты экспресс-оплаты, сотовая связь необходима для служебных целей. Если карта экспресс-оплаты была приобретена во время командировки, в качестве дополнительных подтверждающих документов могут выступать командировочное удостоверение, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе, авансовый отчет и др.
Обратите внимание: карты экспресс-оплаты и телефонные карты представляют собой не товар, а средство, подтверждающее внесение оператору связи авансового платежа (предоплаты) за услуги сотовой или телефонной связи, которые еще не оказаны. Следовательно, организация сможет включить стоимость приобретения указанных карт в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, только после полного расходования средств, находящихся на карте. Подтвердить дату расходования средств с карты можно с помощью детализированного счета, предоставленного оператором связи. Если получить такой счет невозможно, затраты на покупку карты экспресс-оплаты или телефонной карты в целях налогообложения не учитываются.
Исключением являются случаи, когда на лицевом счете абонента образовалась задолженность за уже оказанные услуги связи. После активирования карты ее номинальная стоимость полностью или частично расходуется на погашение имеющегося долга. В этом случае стоимость приобретения карты экспресс-оплаты или телефонной карты в части суммы погашенной задолженности признается расходом сразу после активирования карты.
