Как избежать претензий налоговиков к контрагентам организации? При вступлении в договорные отношения с потенциальным контрагентом, что нужно сделать предприятию чтобы минимизировать риск финансовых потерь и избежать претензий со стороны контролирующих органов? Ведь не редки случаи когда от этого страдают добросовестные налогоплательщики. Мы приведем некоторые рекомендации, которые вы сможете использовать в работе при заключении договоров с новыми и неизвестными для вас контрагентами. Анализ арбитражной практики и многочисленных претензий налоговых органов к налогоплательщикам подводит нас к разработке ориентировочного плана действий компании по проявлению должной осмотрительности при взаимодействии с потенциальными контрагентами. Данный план можно представить следующим образом:
Должная осмотрительность и в чем она проявляется |
|
| 1. Проверяем контрагента | 2. Непосредственно поверка документов по сделке (реквизиты сторон, оформление, условия сделки). |
| а) Назначаем критерии, наличие которых обязывает нас проводить проверку потенциального контрагента. | |
| б) Собир данных о контрагенте из внешних источников. | |
| в) Сбор данных по контрагенту из Росстата и ФНС. | |
| г) Если после проведения выше указанных проверочных мероприятий этого окажется не достаточно и благонадежность контрагента вызывает сомнения, то следующим шагом будет получение данных непосредственно у самого контрагента | |
| д) Изучаем арбитражную практику с участием проверяемого контрагента | |
Определенно, исполнение указанных в плане рекомендаций - это достаточно трудоемкий процесс, который требует затрат времени, сил и средств. Но если полностью исключить проверку контрагентов из своего функционала, то это в один прекрасный момент может вылиться в судебное разбирательство. Не все компании готовы нести судебные издержки. И чтобы не доводить дело до суда, рекомендуется хотя бы частично проводить проверку своих контрагентов.
Самостоятельная проверка контрагента предполагает следующие шаги:
Шаг 1: определяем критерии
| Определение критериев, при наличии которых контрагент подлежит проверке | |
| Зачем? | Как должно быть? |
| Проверка контрагента это сложная процедура, которая не всегда экономически целесообразна, так как связана с определенными затратами для компании | Проверке подлежит исключительно сомнительный контрагент |
Какие действия предпринять? Определить лиц ответственных за сбор и проверку контрагента. Чаще всего это входит в обязанности службы безопасности компании, если она имеется. Прописать эту обязанность в должностную инструкцию сотрудника, и разработать инструкцию, положение или памятку, в котором определить ответственных лиц, основные критерии, когда требуется проверка, порядок проверки контрагента и перечень документов, которые необходимо запросить при заключении договора с новым контрагентом и др. Так, при определении критериев следует учитывать: - сумму сделки как показатель суммы налоговых рисков. Чем выше сумма договора, тем выше будут потери организации, в случае если контрагент окажется сомнительным. Для этого надо определить сумму сделки, при которой необходимо проверять контрагента в полном объеме; а в случае заключения особо крупных сделок (от 130 млн.) ФАС РФ обязал налогоплательщика проявлять должную осмотрительность. - периодичность сделок с контрагентом (сделки бывают разовыми и долгосрочными). Если это разовая сделка, на небольшую сумму, то, возможно, нет необходимости собирать полную информацию о контрагенте, а ограничиться выполнением некоторых пунктов; - известность контрагента (например, нет смысла проверять ОАО «Газпром» или другие подобные организации, а также, если в качестве контрагента выступает государственное учреждение); - иные критерии в зависимости от вида деятельности организации и конкретной ситуации. При этом надо определить объем проверки в зависимости от сделки и степени "сомнительности" контрагента. Если контрагент по указанным критериям подлежит проверке, следующим шагом является сбор информации на контрагента из внешних источников.
Шаг 2: Сбор информации из внешних источников
Какие действия предпринять? В рамках данного мероприятия можно проверить: - адрес контрагента на принадлежность к адресу массовой регистрации, а также место, где не может находиться офис организации, например в случае если адрес принадлежит нежилому зданию, запущенному строению, религиозной организации и т.п; - основные регистрационные данные контрагента на предмет соответствия информации, указанной на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС) с данными указанными в договоре контрагента; - Общедоступную информацию о контрагенте в СМИ и в сети Интернет. Например, наличие рекомендательных писем; регистрация в качестве дилера, представителя или партнера на официальном сайте общеизвестного производителя; участие в профильных выставках, данные об открытых вакансиях на сайтах о поиске работы (headhunter, suprjob и т.п.); регистрация в качестве члена саморегулируемой организации, наличие сайта и актуальность указанной там информации, характер данных в средствах массовой информации и многое др. - наличие у контрагента гос. контрактов на сайте Федерального казначейства, товарных знаков, патентов также будет являться положительным фактором в оценке контрагента. - принадлежность контрагента к реестру недобросовестных поставщиков на сайте Федеральной антимонопольной службы. В основном туда вносят компании по результату не исполнения или ненадлежащего исполнения государственных контрактов. - при наличии сайта у контрагента, проверить дату его регистрации, на кого зарегистрирован сайт (в основном регистрируют на частных лиц, но крупные организации стараются регистрировать сайт на свое юридическое лицо). Также проверить рейтинг сайта и его ТИЦ (тематический индекс цитирования), это показывает, насколько компания заботится о рекламе и раскрутке сайта, а также говорит о посещаемости потенциальных клиентов. Эту информацию можно легко найти в Интернете на многочисленных бесплатных сервисах (например, по таким поисковым словам, как «проверить ТИЦ», «whois» и др.).
Шаг 3: Сбор информации в налоговой инспекции и органах гос. статистики
Для этого в налоговой инспекции можно заказать выписку из ЕГРЮЛ. Тем самым официально подтвердите регистрацию юридического лица, получите данные по юридическому адресу, который после можно будет сравнить с фактическим местоположением контрагента. Исходя из имеющейся судебной практики, получение данной выписки достаточно, чтобы доказать, что компания проявила должную осмотрительность, но дата актуализации этих сведений должна соответствовать периоду сделки. В связи с тем, что получение выписки из ЕГРЮЛ требует определенных затрат времени и денег, то можно обойтись получением данных о контрагенте с сайта налоговой, после чего сделать снимок с экрана, чтобы была видна дата снимка, сохранить в электронном виде, и при необходимости распечатать данный документ. Также можно направить в ФНС запрос о том, сдает ли контрагент налоговую отчетность и своевременно ли это делает. Вероятнее всего ответа не будет, но сам факт данного запроса, выраженный в форме документа, на котором есть печать и входящий номер налоговой инспекции, будет являться доказательством проявления должной осмотрительности налогоплательщика в суде. В органах статистики можно получить выписку о финансовой отчетности за предыдущий год, для оценки платежеспособность контрагента. Данная услуга является платной, из-за чего возникает вопрос экономической целесообразности.
Шаг 4: получаем данные от самого контрагента
| Получение данных от самого контрагента | |
| Для чего? | Как должно быть? |
| Во-первых, определенную информацию можно получить только от контрагента, и которой нет в открытых источниках. Например, подтвердить право подписи счета-фактуры, наличие лицензий, бухгалтерский баланс и т.д. Во-вторых, при личном общении с контрагентом, а лучше, если это будет происходить в его офисе – даст дополнительную уверенность в его существовании, видении им хозяйственной деятельности. | Вся деловая переписка с контрагентом должна происходить либо в письменной форме, либо электронном виде, если переписка ведется с официально зарегистрированного домена (сайта) контрагента. Корреспонденция должна соответствовать требованиям деловой переписки: наличие подписей должностных лиц, использование бланка и печати организации, все копии должны быть заверены печатью и подписью руководителя и т.д. |
Какие действия предпринять? У контрагента можно запросить следующие подтверждающие документы: - документ, подтверждающий полномочия генерального директора и лиц, имеющих право подписи (решение акционеров (участников) о назначении генерального директора, доверенность, приказ о праве подписи договоров, счетов-фактур), а также выписку из Устава, где прописаны обязанности руководителя, в части заключения сделок и подписи договоров. Получить копию паспорта генерального директора, после чего проверить его действительность на сайте Миграционной службы, а лучше визуально проверить его при личной встрече, тем самым еще раз подтвердите, что директор не формальное юр.лицо. - копии лицензий, сертификатов и прочей разрешительной документации; - документ об открытии счета в банке. - протоколы входного контроля, свидетельствующие о сдаче контрагентом налоговой отчетности, по возможности получить сами отчеты (включая отчет о прибыли и убытках) и заверенные копии бухгалтерских балансов за последний отчетный период, а в случае если контрагент применяет упрощенную систему налогообложения, то заверенную копию налоговой декларации за последний отчетный период - сведения о наличии ресурсов и возможностей, необходимых для выполнения условий договора. Это может быть информации об основных средствах из бухгалтерского баланса, свидетельства о собственности или договора аренды недвижимого имущества, где у контрагента расположен офис, складские помещения, производственные мощности, подтверждающие документы о наличии иной собственности (например, есть свой автопарк), данные о штате сотрудников. Проверять наличие в счетах-фактурах номеров ГТД, фактическую стоимость товара, его наличие, в том случае если заключается сделка с компаниями, не являющимися собственниками приобретаемых материальных ценностей. - При заключении договора аренды недвижимого имущества, запросить «свежую» (не позднее 2-х недель) выписку из Единого реестра прав на недвижимое имущество с печатью местного органа Росреестра, подтверждающего право собственности и отсутствие обременений и ограничений. - выписку из книги продаж о сделке между компаниями, с сортировкой по единственному покупателю; - заверенную копию устава, учредительного договора. При всем при это надо учитывать, что контрагент может отказать в представлении определенных документов, так как это сопряжено с банковской, коммерческой тайной, с конфиденциальной информацией и персональными данными.
Шаг 5: анализируем арбитражную практику по аналогичной ситуации
| Анализ арбитражной практики по аналогичной ситуации | |
| Зачем? | Как должно быть? |
| В определенной ситуации знание арбитражной практики, позиции судов, претензий налоговых органов, поможет принять правильное решение. | Проверив контрагента на благонадежность, можно сделать подбор и анализ судебных решений, оформив все это отдельной аналитической запиской. |
Какие действия предпринять? Проверить наличие компрометирующей информации на контрагента на сайте Верховного арбитражного суда (ВАС), т.е. проверить участие контрагента в арбитражном судопроизводстве в качестве ответчика. Здесь также можно найти не только негативную информацию, но и удостовериться в том, что компания - действующая и ведет хозяйственную деятельность. Например: контрагент может выступать в качестве истца, а также при определенных обстоятельствах наличие информации об участии контрагента в суде в роле ответчика, будет говорить о ведении им активной хозяйственной деятельности. Проанализировать арбитражную практику контрагента подготовить аналитическую справку, где определить все плюсы и минусы.
Шаг 6: Проверяем правильность оформления документов по сделке
| Проверка правильности документального оформления сделки | |
| Зачем? | Как должно быть? |
| Именно полное и правильное отражение всех сведений, содержащихся в первичных документах, дает налогоплательщику право на получение вычета по НДС или учет расходной части по налогу на прибыль. | В документах указана информация, соответствующая действительности (ИНН, ОГРН, КПП, адрес, банковские реквизиты), подпись принадлежит лицам имеющим на это право подписи. |
Какие действия предпринять? В рамках данного мероприятия можно: - разработать инструкцию по согласованию и оформлению договорных отношений, о подписании документов, ознакомить сотрудников компании с данной инструкцией; - проверить информацию отраженную в первичной документации и договоре; - подтвердить право подписи лиц (приказы об их назначении, доверенности на совершение данных действий, копии паспортов). По завершению проверки желательно подготовить справку – отчет и завести досье на каждого сомнительного контрагента, куда вместе со справкой приложить все собранные документы и материалы. Отчет должен быть в бумажном виде, так как доказательством осмотрительности организации должен служить документ. В случае возникновения каких-либо проблем связанных с контрагентом, поднять заведенное ранее на него досье и при необходимости предоставить проверяющим органам или в суде.
