Бизнес – это одна из самых рискованных сфер человеческой деятельности, на финансовых показателях которой может отразиться любой фактор внешней среды (экономический, политический, социальный, экологический и другие). В то же время основные риски для предпринимателей кроются в их повседневной деятельности, в том числе и в тех управленческих решениях, которые они принимают. Если решить вопрос на глобальном уровне довольно проблематично, то снизить или исключить риски, связанные с контрагентами в состоянии любой предприниматель.
Очевидно, что наименее рискованным решением при заключении договора для продавца будет стратегия со 100% предоплатой, а для покупателя со 100% отсрочкой платежа. Вместе с тем данная классическая ситуация, не всегда получает одобрение со стороны Вашего контрагента. В таком случае оценивается приемлемый уровень риска при совершении сделки. Ответить на вопрос, может ли образоваться дебиторская задолженность из-за неисполнения контрагентом своих обязательств по сделке?
Для оценки риска при заключении контракта с тем или иным контрагентом, надо определиться с глубиной проверки. Понятно, что в зависимости от суммы сделки зависит и тщательность проверки контрагента. В ряде случаев такая проверка вовсе не нужна, либо ограничивается только проверкой регистрации контрагента в Едином реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и тех данных, которые он указал в договоре, то есть правомочия контрагента на заключение и исполнение контракта.
В каких случаях следует проводить проверку контрагента:
- Если вы выступаете в роли покупателя – то перед заключением договора с предоплатой,
- Если вы выступаете в роли поставщика – то перед заключением договора с отсрочкой платежа,
- Когда заключается сделка с новым, неизвестным для вас партнером,
- При заключении «рамочных» договоров, для выбора контрагента для долгосрочного сотрудничества.
Наряду с другими мерами организационного характера, проверка контрагента является одним из важнейших элементов для обеспечения корпоративной безопасности в компании.
Следует выделить следующие цели, которые преследует проверка компаний:
- Уменьшение риска образования просроченной дебиторской задолженности,
- Снижение риска заключения сделок с неблагонадежными компаниями, мошенниками, фирмами «однодневками», недобросовестными поставщиками,
- Уменьшение отказов налоговых служб в возмещении налога на добавленную стоимость (НДС),
- Уменьшение встречных налоговых проверок из-за ваших контрагентов,
- Увеличение статуса и репутации вашей компании. Компании, которые серьезно подходят к обеспечению безопасности, малоинтересны для мошенников,
- Оптимизация затрат за счет повышения трудовой дисциплины среди ваших закупщиков и менеджеров по продажам. То есть сотрудникам, которые злоупотребляют своими должностными обязанностями для личного обогащения путем заключения договоров с аффилированными юридическими лицами, получать откаты становится намного сложнее,
- Повышается защищенность от внутренних угроз (со стороны недобросовестных сотрудников и др.),
- Повышение защищенности от внешних угроз (со стороны сомнительных компаний, мошенников и др.).
Проверяем контрагента.
Проверка любого предприятия это трудоемкий процесс, который требует определённых знаний, навыков, затрат времени, однако нужно помнить, что лучше отказаться от контракта с проблемным контрагентом, грозящим возникновением долга, на взыскание которого вы потратите во много раз больше времени, а также понесете финансовые потери.
Как уже было сказано выше в зависимости от суммы сделки и возможного размера финансовых потерь, в случае нарушения контрагентом условий договора, важно определить масштабы проверки. Для этого проверку можно условно разделить на несколько категорий - это упрощенная, стандартная и повышенная проверка.
Упрощенная проверка контрагента.
Ваш контрагент для получения выгодных для себя условий по контракту всегда будет показывать только положительную информацию о себе. Также не редки случаи, когда заключают договора с несуществующими юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, что чревато серьезными последствиями, начиная от финансовых потерь, связанных с неисполнением контракта и признания сделки ничтожной, вплоть до уголовной ответственности.
Во избежание проблем, в рамках упрощенной проверки, которая затрачивает примерно 10 – 15 минут, проводится сверка регистрационных данных представленных контрагентом и проверяется его регистрация в ЕГРЮЛ и статус (действующее или исключено). Для этого заходим на официальный сайт Федеральной налоговой службы - http://egrul.nalog.ru/ и сверяем данные интересующей фирмы (см.рис). Далее собираем информации о контрагенте в открытых источниках, положительные и отрицательные отзывы, используя для этого поисковые системы (ЯНДЕКС, ГУГЛ и др.).
Стандартная проверка контрагента.
Другая неприятная ситуация это ведение бизнеса с так называемыми фирмами «однодневками». Данные фирмы регистрируют по поддельным или утерянным паспортам, по адресам массовой регистрации юридических лиц, где их никто и никогда не выдел, с фиктивными генеральными директорами и учредителями. В данном случае, кроме банального «кидка», существует и налоговый риск, в особенности это актуально для компаний, работающих на общей системе налогообложения. Налоговым органам давно известен способ ведения бизнеса с использованием фирм «однодневок», которые используют для укрывательства от налоговых выплат и получения необоснованной налоговой выгоды. И когда налоговой инспекции станет известно о такой фирме «однодневке», она проводит встречные проверки в отношении всех компаний, с кем данная фирма сотрудничала. И как показывает практика, налоговый инспектор может признать все контракты, заключенные с данной компанией «однодневкой» мнимыми и совершенные с целью ухода от налогов. Что в итоге может привести к уголовной ответственности, а также к пересчету НДС и НДФЛ в общей системе и к пересчету единого налога в упрощенной системе налогообложения.
Для того чтобы обезопасить себя в данном случае наряду с проведенными мероприятиями в рамках упрощенной проверки, проводим сбор дополнительной информации о контрагенте и проверяем его благонадежность.
Порядок дальнейшей проверки следующий:
- Используя все тот же портал ФНС (https://service.nalog.ru/addrfind.do) проверяем юридический адрес контрагента - является ли он адресом массовой регистрации (АМР) юридических лиц. Для крупных городов таких как Москва, Санкт-Петербург, регистрация юр лица по АМР это обычная практика и будет являться лишь косвенным признаком, который необходимо учитывать наряду с другими факторами при оценке благонадежности контрагента;
- Запрашиваем у контрагента заверенные его печатью и подписью руководителя копии учредительных документов: свидетельство о постановке на налоговый учет, устав, свидетельство о государственной регистрации, решение участников общества (акционеров) о назначении генерального директора, приказ о назначении директора, копию его паспорта. Можно также самостоятельно запросить выписку из ЕГРЮЛ в налоговой инспекции, получение которой займет 5 дней, но в данном случае вы должны предоставить свой паспорт. Но если вы хотите сохранить анонимность, то для этого на рынке существует множество компаний, которые могут для вас получить данную выписку, но услуга естественно будет дороже.
- Если деятельность контрагента подлежит лицензированию, то получаем от него заверенные копии необходимых лицензий. Проверить лицензии можно также через общедоступные электронные базы данных органов государственной власти. Например, проверить лицензию на ведение туристической деятельности можно на сайте Федерального агентства по туризму РФ - http://reestr.russiatourism.ru/; проверить лицензию на ведение деятельности в области связи можно на сайте Федеральной службы по надзору в области связи: http://www.rsoc.ru/communication/register/license/ и т.п.
- Проверяем руководителя контрагента и полномочия лица подписывающего договор. В качестве подписанта кроме единоличного исполнительного органа, может выступать также и доверенное лицо. Для начала необходимо изучить устав контрагента, а именно те пункты, где определен срок полномочий генерального директора, и проверить, нет ли у него ограничений на заключение сделок. Бывают случаи, когда владельцы бизнеса при найме стороннего руководителя устанавливают определенный предел в денежном эквиваленте, выше которого единоличный исполнительный орган не может заключать сделки или ставят ограничения на совершение сделок с имуществом общества (в основном это касается недвижимости). На доверенное лицо контрагента должна быть доверенность, в которой надо обратить внимание на срок ее действия, объем полномочий представителя контрагента, на доверенности обязательно должна стоять дата ее составления – доверенность без даты не действительна. О порядке проверки руководителя на нашем сайте отведена отдельная статья, где более подробно отражена данная тема.
- Для проверки платежеспособности контрагента следует изучить его финансовое положение. Если фирма ведет реальную хозяйственную деятельность, и она планирует надолго задержаться на рынке товаров, работ и услуг, то наличие у нее большого объема собственного имущества и средств будет являться достаточным основанием ее состоятельности. Можно запросить у контрагента копию бухгалтерского баланса за последний отчетный период. Но контрагент из соображений коммерческой, бухгалтерской и налоговой тайны не всегда готов это делать, а также существует вероятность предоставления им подложных сведений. На рынке существует много компаний, которые на коммерческой основе могут предоставить бухгалтерский баланс вашего контрагента.
Проверить контрагента на наличие компрометирующей информации.
- Используя электронные ресурсы Высшего арбитражного суда http://kad.arbitr.ru/, http://ras.arbitr.ru/ провести анализ арбитражной практики контрагента.
- Проверить наличие негативной информации на официальном сайте Федеральной службы судебных приставов http://www.fssprus.ru/iss/ip/.
- На сайте Федеральной Антимонопольной Службы проверить, не состоит ли контрагент в списке недобросовестных поставщиков - http://rnp.fas.gov.ru/
Также есть ряд общедоступных источников для сбора информации на контрагентов, на которые следует обратить внимание:
- Это реестр государственных контрактов, размещенный на сайте федерального казначейства - http://reestrgk.roskazna.ru/, где можно узнать о наличии у контрагента государственных контрактов. Такие сведения будут большим плюсом для контрагента.
- Портал электронной торговли http://etp.zakazrf.ru/contract/ContractsRegistry.aspx/. Здесь собраны данные по тем фирмам, которые принимали участие в конкурсах на государственные заказы. Как правило, это копии документов подтверждающих полномочия лица на получение аккредитации на электронной площадке от имени участника размещения заказа - юридического лица: решение о назначении директора, приказ о вступлении в должность директора, доверенность на представителя юридического лица. Также копия решения учредительного собрания или акционеров общества об одобрении или о совершении по результатам открытых аукционов в электронной форме сделок от имени участника размещения заказа - юридического лица с указанием сведений о максимальной сумме. В этих документах можно найти информацию на генерального директора, учредителей и их персональные данные: паспортные данные и место регистрации – прописки.
- и др.
Повышенная проверка контрагента.
В рамках повышенной проверки используются все доступные источники информации.
Не всегда можно получить от контрагента все те документы, которые нам необходимы для его проверки. Это может быть связано с отказом контрагента предоставить какие-либо сведения (баланс, копия паспорта генерального директора и др.), либо есть опасения их подделки, либо нужна анонимная проверка и ряд других причин. По мнению налоговых органов информации из уставных документов и выписки из ЕГРЮЛ для определения степени надежности контрагента явно недостаточно. А возможность получения компанией подробной информации о контрагенте ФНС не волнует при вынесении решения об отказе в возмещении НДС и наложении штрафных санкций.
Так в рамках повышенной проверке кроме оценки состава учредителей, размера уставного капитала, полномочий руководителя компании следует изучить:
- Наличие у контрагента производственных мощностей и персонала, которые позволят ему исполнить свои обязательства по контракту. Желательно условия крупных сделок обсуждать при личной встрече с генеральным директором контрагента в его офисе. Так можно параллельно проверить фактический адрес компании, по внутренней отделке офиса, его дизайну и наличию технических средств можно примерно оценить финансовое положение контрагента, также можно посмотреть те документы, которые контрагент отказался предоставить, в частности попросить директора показать вам паспорт;
- При наличии сайта у компании, оценить его рейтинг и как она занимается его продвижением;
- Собрать данные о нарушениях законодательства Российской Федерации самим контрагентом и уполномоченными лицами;
- Так как решения принимают не юридические лица, а конкретные люди (руководитель, собственник, менеджер), то их необходимо изучить в первую очередь;
- Изучить все горизонтальные и вертикальные связи контрагента – составить схему его аффилрованности. После чего изучить все аффилированные компании и выявить среди них основное юр.лицо и реального владельца бизнеса;
- Изучить репутацию компании и ее первых лиц (отзывы, рекомендации и благодарности);
- Сведения о численности и составе персонала компании;
- Получить сведения об активах компании, бухгалтерскую отчетность фирмы за последний отчетный период;
- Сведения об основных контрагентах компании;
- И др.
Повышенная проверка требует значительно большего количества времени на подготовку отчета, а также получения большого объема информации из многочисленных источников, что в итоге значительно усложняет работу. Но зато такое всестороннее изучение контрагента позволит досконально изучить хозяйствующего субъекта, оценить степень риска при взаимодействии с ним и будет гарантированным решением избавиться от не нужных проверок контролирующих органов по поводу ваших контрагентов и при возмещении НДС.
Наши специалисты, используя способ повышенной проверки контрагента, дадут не только полную информацию о контрагенте, но и оценят степень риска и дадут рекомендации для работы с тем или иным контрагентом.
